Introduction

Voici le manuel de l’application Consentements électroniques. Vous y trouverez le fonctionnement général de l’application ainsi que d’importants conseils d’utilisation.

Dans la page d’accueil de l’application, il est possible de consulter la liste des consentements électroniques disponibles. L’utilisateur ayant le rôle de gestionnaire verra la liste des consentements qu’il a créés et pourra les modifier au besoin, tandis qu’un utilisateur ordinaire verra la liste des consentements à signer ou déjà signés.

Gestionnaires de consentement

Le rôle de gestionnaire de consentement est responsable de la création, de l’activation et du suivi des consentements. Ce rôle peut être attribué à un utilisateur ou à un groupe Active Directory (AD) dans : Options communes > Mes formulaires > Consentement.

Formulaire de création d’un consentement

Lors de la création d’un consentement, le formulaire met à disposition plusieurs champs de configuration. Voici un aperçu rapide des principaux champs:

• Nom public du consentement;
• Politique à consentir: doit être fournie en format PDF;
• Choisir si le consentement est obligatoire dès la connexion au service;
• Une description de la nature du consentement;
• Définir un message personnalisé affiché après signature;
• Créer des questions personnalisées pour les signataires et pour les approbateurs;
• Ciblage du public: il est possible de sélectionner des utilisateurs individuels ou des groupes de corps d’emplois;
• Accès aux résultats: allouez l’accès aux statistiques générales ainsi qu’aux réponses des signataires, soit aux groupes de corps d’emploi, soit à des utilisateurs spécifiques. Pour que l’utilisateur puisse voir les résultats de son propre formulaire, il doit ajouter son identifiant dans ce champ.

L’application offre également les fonctions permettant de dupliquer le consentement et de le supprimer au besoin.

La fonction prévisualiser le consentement avant activation offre un aperçu de la façon dont les signataires et les approbateurs verront ce même formulaire.

Finalement, si tout est correct, il faut activer le formulaire afin que l’application déclenche le processus de consentement, conformément à la configuration établie.

Consultation des résultats

Dans la page Consultation des résultats, il est possible de consulter les réponses des signataires et de filtrer le public cible selon les catégories Consenti ou Non consenti.

Selon le résultat de la consultation, la liste présentée affiche la date à laquelle la personne a donné son consentement.

Il est également possible de consulter les réponses de cette personne au questionnaire, si le consentement en comportait un.

Notifications automatiques

L’application offre des notifications automatiques par courriel, adaptées à différentes situations.

Une notification peut servir à informer les signataires d’une acceptation ou d’un refus, une fois toutes les interventions nécessaires au verdict final complétées.

Une autre notification peut être envoyée à un département ou à un service pour les avertir de l’approbation ou du refus d’une signature, sans attendre les autres approbations éventuellement requises.

Bonnes pratiques