Introduction
Voici le manuel de l’application Portail des demandes. Vous y trouverez le fonctionnement général de l’application ainsi que d’importants conseils d’utilisation.
Le Portail des demandes est une application web permettant de centraliser, standardiser et prioriser l’ensemble des demandes de projets au sein d’une organisation. L'application repose sur trois grandes étapes : la soumission d’une demande, la priorisation par le comité de sélection et la gestion du portefeuille de projets.
Conçu principalement pour la direction générale et les comités décisionnels, il offre un environnement structuré où toutes les demandes sont regroupées au même endroit et traitées selon un processus uniforme, éliminant ainsi les envois dispersés par courriel, Teams ou autres canaux informels.
Les droits d’accès
Un certain travail préparatoire est nécessaire avant de pouvoir utiliser l'application. Avant le déploiement, réfléchissez également aux droits d’accès que vous souhaitez attribuer. Les demandeurs, c’est simple : il s’agit de l’ensemble des employés de l'organisation. Toutefois, déterminez qui aura accès à Matrice de sélection et qui pourra consulter le Portefeuille.
Voici les rôles disponibles à assigner :
- Approbateur : gère les demandes. Peut les refuser, les renvoyer aux demandeurs pour modification ou les accepter afin de créer un projet.
- Gestionnaire de projet : accède au portefeuille de projets, peut ajouter des ressources et modifier les paramètres des projets.
- Administrateur : gère les options globales, notamment l’ajout de questions, de types de demande, de priorités organisationnelles, d’étiquettes ainsi que les éléments interreliés.
Création des formulaires
Pour créer différents types de formulaires, accédez à Paramètres > Types de formulaire. Ces formulaires seront ensuite disponibles dans la section Demande comme options offertes aux utilisateurs.
Un formulaire peut contenir des questions configurables et réordonnables afin de s’adapter aux besoins de l’organisation. Il est également possible d’ajouter des étiquettes pour en faciliter le filtrage.
La création de formulaires est illimitée.
Soumission d’une demande
L’agent responsable de cette étape est le demandeur. L’espace du demandeur se limite à deux sections :
- La création d’une demande;
- La consultation de ses demandes existantes, qu’il peut modifier, bonifier ou supprimer selon leur statut.
La soumission d’une demande suit un processus en trois étapes :
- Identifier le besoin;
- Quantifier son importance selon les priorités organisationnelles;
- Qualifier la demande à l’aide de questions prédéfinies.
Étape 1 : Identification
Le demandeur peut ajouter un co-demandeur, nommer sa demande, fournir une description et enregistrer un brouillon pour y revenir plus tard.
Étape 2 : Analyse
Le demandeur doit sélectionner les priorités pertinentes. Les priorités sélectionnées possèdent des pointages internes non visibles, accompagnées d’info-bulles pour guider l’utilisateur.
Étape 3 : Questions supplémentaires
Les questions de qualification peuvent être obligatoires ou non, et contribuent elles aussi au calcul du pointage.
La priorisation des demandes
La priorisation des demandes est assurée par le comité de sélection, qui analyse l’ensemble des demandes soumises à l’aide d’une matrice de sélection. La matrice présente les pointages détaillés selon les réponses et les thèmes, ce qui permet au comité de sélection de prendre des décisions éclairées basées sur :
- les pointages générés automatiquement;
- les priorités organisationnelles;
- les exigences associées (processus, application, EFVP, etc.).
L’interface offre également plusieurs options pour la manipuler : ajouter ou retirer des colonnes, filtrer les données, effectuer une recherche ou trier les informations par colonne.
Le comité peut accepter, refuser ou retourner une demande au demandeur pour complément d’information. Lorsqu’une demande est acceptée, un courriel automatisé est envoyé au demandeur, et la demande peut être transformée en projet. Cette transformation marque le passage à la gestion de portefeuille.
La priorisation des demandes améliore la qualité des décisions — elles deviennent plus optimisées — et on renforce la cohérence dans les prises de décision. De plus, l’organisation s’aligne beaucoup mieux sur le plan stratégique, puisque l’ensemble de la priorisation aura été consolidé en amont avec la direction générale.
Gestion du portefeuille
La gestion du portefeuille est assurée par un chef de portefeuille qui est le responsable du suivi des projets, de la reddition de comptes et de la conformité aux exigences internes telles que l’EFVP ou l’analyse de sécurité.
Création des projets
Les projets peuvent être créés à partir d’une demande ou de façon indépendante. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Nouveau projet dans la section Matrice de sélection.
La création d’un projet consiste à remplir les champs correspondants. Certains champs sont des listes, qui doivent être configurées au préalable et seront ensuite disponibles pour les futurs projets.
Chaque projet doit être associé à un chargé de projet, qui recevra des suivis automatisés par courriel.
Un projet peut inclure des ressources internes ou externes. Les ressources internes peuvent être sélectionnées directement dans le système. En revanche, pour les ressources externes, il faut saisir manuellement leur courriel et leur numéro de téléphone, puisqu’elles ne figurent pas dans la base de données.
Il est également possible d’assigner les besoins d’autres services ou établissements, information qui sera utilisée ultérieurement dans les statistiques de capacité.
Suivi des projets
La vue portefeuille permet de filtrer les projets selon plusieurs critères et d’ajuster l’affichage en ajoutant ou retirant des colonnes.
Les suivis automatisés reçus par le chargé de projet peuvent être configurés à une date fixe ou selon un intervalle, par exemple tous les 60 jours après le début du projet.
Deux indicateurs d’avancement sont utilisés : le taux d’avancement temporel, basé sur la durée prévue du projet, et le taux d’avancement réel, basé sur les réponses fournies.
Lorsque le taux réel est inférieur au taux temporel, une pastille rouge apparaît pour signaler un écart potentiel, permettant ainsi de soulever rapidement les enjeux et d’assurer un suivi proactif.
Chaque projet dispose d’une fiche complète, incluant la possibilité de générer une charte de projet en format PDF, considérée comme le document fondateur du projet.
Capacité des services et établissements
La section statistique permet de gérer la capacité des services et établissements en indiquant le nombre de jours disponibles pour des projets externes à leur service.
Cette fonctionnalité offrira une vision claire des périodes de surcharge ou de disponibilité, facilitant la planification et l’explication des variations de charge de travail. C’est ce qui explique pourquoi un service, ou un établissement quelconque, peut très bien fonctionner un jour et aller beaucoup moins bien le lendemain.