TEOP - Manuel de l'application

Introduction

Voici le manuel de l’application web Tâche et organisation au primaire (TEOP). Vous y trouverez le fonctionnement général de l’application ainsi que d’importants conseils d’utilisation.

L’application TEOP a été conçue pour faciliter l’organisation scolaire au primaire. Son menu est structuré selon les étapes nécessaires à la planification annuelle de chaque école (repère 1 dans l’image ci-dessous).

L'utilisateur connecté peut sélectionner l’établissement à organiser via le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit, ainsi que l’année scolaire concernée (repère 2).

Préparatifs avant le déploiement de l’application

Avant de déployer l'application, il convient de planifier les éléments suivants :

Formulaire TEOP et rôles:

Activer le formulaire TEOP à partir des Options communes et ajouter les responsables au(x) rôle(s) suivant(s) afin de débuter :

Administrateur : donne accès aux paramètres de l’application.

Activer l’API CSQC avec le produit d’API Codev_LibreService dans Options communes > Applications GRICS.
Associer les unités aux bons types d’enseignement dans Options communes > Unités.

Grilles-matières

Chaque école doit définir sa grille-matières, dans laquelle la direction précise le nombre de minutes d’enseignement par niveau. Il est possible de créer autant de grilles que nécessaire, selon l’organisation propre à chaque établissement.

Chaque grille comprend : un nom, un ordre d’enseignement et une liste de matières. L’affichage du temps peut se faire en minutes ou en heures (repère 1).

En ajoutant le temps d’enseignement pour chaque matière, le système calcule automatiquement la répartition entre les périodes des titulaires et des spécialistes, selon les paramètres définis dans les Options annuelles de l’application (repère 2). Si la distribution est déséquilibrée, l’application affiche les lignes de totaux en rouge pour alerter l’utilisateur.

Lorsque la matière est enseignée par un spécialiste, il faut cocher la case correspondante (repère 3). Sinon, elle est considérée comme relevant du titulaire.

Planification des groupes

Cet onglet est réservé à la personne responsable de l’organisation scolaire au Centre de services scolaire. Il n’est pas accessible aux directions d’école.

Il s’agit d’une proposition initiale de planification, qui permet d’attribuer à chaque école un nombre de groupes en fonction des demandes d’inscription reçues pour cette école.

Organisation scolaire

Cet onglet est destiné à la direction d’école. La proposition du Centre de services est automatiquement reproduite dans cet espace, mais la direction peut la modifier pour répartir les élèves selon les besoins de l’école, tout en respectant le nombre de groupes attribués.

Pour chaque groupe, le nombre maximal d’élèves autorisé est préprogrammé (repère 1 dans l'image ci-dessous).

Chaque fois que la direction utilise cet onglet, il est important de cliquer sur Synchroniser GPI (repère 2) afin de récupérer les données à jour des élèves (ajouts ou retraits).

Classes spéciales

L’application gère également les classes spéciales. Il est possible de les afficher ou masquer à l’aide du commutateur (repère 3).

Chaque élève inscrit dans une classe spéciale peut recevoir une pondération différente selon son code de difficulté attribué par le ministère de l’Éducation. L’application ajuste automatiquement le poids de chaque élève selon les pondérations assignées, afin de contrôler le nombre total autorisé dans le groupe.

Répartition des élèves dans les groupes

Étapes pour répartir les élèves :

Les élèves non placés apparaissent dans la zone identifiée par le repère 1 (voir l'image ci-dessous).
Cliquer sur Ajouter un groupe (repère 2) et sélectionner le groupe souhaité.
Glissez et déposez les élèves dans le groupe correspondant (voir l’exemple au repère 3 ci-dessous).

Il est également possible de transférer des élèves d’un groupe à un autre avec la même fonction glisser-déposer.

Les élèves ayant des codes de difficulté sont toujours visibles dans chaque groupe (repère 4). Pour les répartir, il suffit de les glisser et de les déposer dans le groupe souhaité. Pour les retirer, il faut les glisser et les déposer dans la zone identifiée par le numéro 5.

Cet onglet permet d’identifier rapidement les groupes ayant encore de la place, ce qui facilite l’organisation scolaire.

Tant que les groupes sont déséquilibrés, l’utilisateur ne peut pas enregistrer les modifications.

Dépassement de ratio

Lorsqu’un groupe dépasse le nombre d’élèves autorisé par la convention collective des enseignants, l’application avertit l’utilisateur à l’aide d’un icône rouge ou orange.

Icône rouge : le dépassement est critique et le groupe ne peut pas être validé en l’état. Une correction est nécessaire.

Icône orange : le dépassement est toléré, mais implique que l’enseignant recevra une compensation en raison de la surcharge.

Ce dépassement tient compte non seulement du nombre d’élèves, mais aussi de leurs poids selon ses codes de difficultés.

Aperçu général

Un tableau récapitulatif est affiché en bas de la page. Il présente, entre autres :

Le nombre total de groupes autorisés et créés;
La présence éventuelle d’élèves scolarisés à domicile;
Les élèves passe-partout;
Les dépassements de ratios.

Ressources enseignantes

Cet onglet permet à la direction d’école d’assigner les enseignants, qu’ils soient réguliers ou temporaires, aux groupes définis au préalable.

L’assignation se fait en cliquant sur le bouton Plus, repéré par le numéro 1 dans l’image ci-dessous. L’application calcule automatiquement le nombre d’heures attribuées à chaque enseignant (repère 2).

Mesures

Dans cet onglet, chaque direction d’école peut ajouter des mesures financées par le budget de l’école (à l’aide d’un code budgétaire), plutôt que par le Centre de services scolaire. Ces mesures peuvent ensuite être attribuées à des ressources enseignantes ou à des postes EHDAA.

Important : Chaque mesure ne peut être affectée qu’à une seule ressource.

Temps EHDAA

La direction d’école y consulte le temps EHDAA autorisé par le Centre de services pour son établissement et certains groupes.

En fonction du nombre d’heures préalablement allouées pour répondre aux besoins des élèves, la direction peut décider de les répartir en différents blocs (repéré par le numéro 1 dans l’image ci-dessous). Ces blocs pourront ensuite être assignés dans l’onglet suivant : Postes EHDAA.

Postes EHDAA

Cet onglet affiche le total des heures autorisées dans l’onglet Temps EHDAA, ainsi que toutes les mesures créées à partir du budget de l’école. La direction peut alors les répartir librement en créant des postes pour les techniciens en éducation spécialisée, en combinant des heures provenant de plusieurs sources (repéré par le numéro 1 dans l’image ci-dessous).

La distribution des heures se fait par glisser-déposer. Les heures financées par le budget de l’école sont encadrées en mauve. Les heures provenant du Centre de services sont encadrées en orange (repère 2).

Ces informations sont également accessibles à la personne responsable des ressources humaines, qui s’occupe d’affecter les postes EHDAA. Elle pourra voir :

les postes créés;
la clientèle associée à chaque poste;
le statut d’assignation (affecté ou non).

Rapports

L'application TEOP propose plusieurs rapports destinés à faciliter la gestion de l'organisation scolaire. Ci-dessous, nous vous présentons quelques exemples de rapports disponibles.

Répartition des effectifs détaillée

Ce rapport affiche la répartition complète du centre de services, avec des informations détaillées par école : les groupes, leur nombre, ainsi que le nombre de ressources spécialisées associées.

Élèves par groupe par école

Clientèle au primaire

Pour la clientèle du primaire, un tableau indique le nombre d’élèves par niveau.